मूल्यांकन की लेखापरीक्षा और निविदा दस्तावेजों के लिए सुझाव

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यह लेख स्किल आर्बिट्रेज से बिजनेस ग्रोथ के लिए एआई का उपयोग करने पर एक प्रशिक्षण कार्यक्रम का अनुसरण करने वाले Golock Chandra Sahoo द्वारा लिखा गया है। इस लेख में मूल्यांकन की लेखापरीक्षा (ऑडिट) और निविदा (टेंडर) दस्तावेजों के लिए सुझाव के बारे में चर्चा की गई है। इस लेख का अनुवाद Sakshi Gupta के द्वारा किया गया है।

परिचय

सिविल कार्यों और परियोजनाओं के लेखापरीक्षक को कुछ विशेष विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है और आगे बढ़ने के लिए लेखापरीक्षा में मूल्यांकन की जांच करना और काम की निविदा देना बुनियादी बातें हैं। यदि मूल्यांकन ऊंचे स्तर पर है, तो यह ठेकेदार को आवश्यकता से अधिक का दावा करने का अनुचित लाभ देता है। इसलिए, लेखापरीक्षक के लिए तैयार मूल्यांकन की प्रामाणिकता की जांच करना आवश्यक है। इसी प्रकार, एक लेखापरीक्षा आपूर्ति किए गए मूल्यांकन के संदर्भ में सभी निविदा दस्तावेजों की जांच करने का प्रयास करता है। सही मूल्यांकन से लागत और मात्रा में निविदा उचित हो जाती है। अब, मूल्यांकन की तैयारी निम्नानुसार विस्तृत हो सकती है।

निविदा दस्तावेजों की जांच करना

लेखापरीक्षा में निविदा दस्तावेजों की जांच के लिए मूल्यांकन और निविदाओं की जांच में विशेषज्ञता और निर्णय की आवश्यकता होती है। निविदा की शर्तें सिविल कार्य ठेकेदार के लाभ के लिए नहीं होनी चाहिए। मूल्यांकन दर और लागत की उपलब्ध विशिष्टताओं के साथ यथासंभव सटीक होना चाहिए। समझौते में काम पूरा होने के बाद दोष देयता अवधि के दौरान देखे जाने पर घटिया काम की लागत वहन करने के लिए ठेकेदार का दायित्व भी शामिल होना चाहिए। कार्य आदेश की शर्तें निविदा की शर्तों से मेल खानी चाहिए। एक लेखापरीक्षा में भारतीय सड़क कांग्रेस विनिर्देश के साथ-साथ सड़क परिवहन और राजमार्ग मंत्रालय विनिर्देश पर सभी जानकारी होनी चाहिए। इस हैंडआउट में निविदाओं और मूल्यांकन की जांच करने के लिए लागू की जाने वाली सभी तकनीकें शामिल हैं। अधिकतर, कुछ बिंदु लेखक की स्वतंत्र राय हैं, जिनके पास भारतीय लेखापरीक्षा एवं लेखा विभाग के अंतर्गत लेखापरीक्षा में कई वर्षों का अनुभव है।

मूल्यांकन की तैयारी

लागत का मूल्यांकन लगाने के लिए पूर्वापेक्षाओं में से एक सरकार द्वारा अनुमोदित दरों की अनुसूची (एसओआर) और सभी सरकारी सिविल कार्यों/परियोजनाओं के लिए दरों के विश्लेषण की अनुमोदित पुस्तिका का संदर्भ लेना है। निजी तौर पर निष्पादित (एक्जिक्यूटेड) कार्यों के लिए कोई विशेष दिशानिर्देश नहीं हैं। सरकारी परियोजनाओं में, एक इंजीनियर एक मूल्यांकनकर्ता के रूप में काम करता है। मूल्यांकन का काम शुरू होने से पहले कार्य/परियोजना को प्रशासनिक तौर पर अनुमोदन दे दिया जाता है। प्रशासनिक अनुमोदन पूरा होने के बाद ही एसओआर, दर के विश्लेषण और अन्य सरकारी निर्देशों के आधार पर मूल्यांकन लगाया जाता है। मूल्यांकन दो प्रतियों में तैयार किया जाता है और अनुमोदन के लिए अगले उच्च प्राधिकारी, आकलन अधिकारी को भेजा जाता है। अनुमोदन प्राधिकारी रजिस्टर में प्रविष्टि (एंट्री) के बाद पहली कॉपी अपने पास रखता है और दूसरी कॉपी मूल्यांकनकर्ता को सौंप देता है। जहां तक निजी संस्थाओं द्वारा मूल्यांकन लगाने का सवाल है, वे कभी भी किसी विशिष्ट दिशानिर्देश का सहारा नहीं लेते हैं। बल्कि, वे मूल्यांकन लगाने, निविदा देने, पुरस्कार देने और निष्पादित करने के अपने स्वयं के साधन ढूंढते हैं।

मूल्यांकन की लेखापरीक्षा के लिए सुझाव 

मूल्यांकन की लेखापरीक्षा करते समय, लेखापरीक्षा टीम को आमतौर पर मूल्यांकनकर्ता से मूल्यांकन की एक कॉपी मिलती है। इसका मतलब है कि कॉपी दूसरी कॉपी है, मूल कॉपी नहीं है। यह संभव है कि इस कॉपी में मात्रा या लागत के साथ हेरफेर किया जा सकता है, और इसलिए, लेखापरीक्षक को अनुमोदन प्राधिकारी के पास रखी मूल कॉपी की जांच करने की आवश्यकता है। यदि लेखापरीक्षा में इसे प्रस्तुत नहीं किया जाता है, तो मुद्दे को आपत्ति के तहत रखा जा सकता है।

इसके बाद, लेखापरीक्षा का उद्देश्य एसओआर के संदर्भ में मूल्यांकन की जांच करना है। यह प्रमाणित करने के लिए कि मूल्यांकन सटीकता के साथ तैयार किया गया है, सामान दर सामान जांच आवश्यक है। जहां कोई सामान एफओआर में नहीं है, लेखापरीक्षा में कुछ अन्य आधार रिकॉर्ड या पिछले वर्ष के डेटा की जांच की जाती है और, उनके सर्वोत्तम निर्णय से, लागत पर पहुंचा जाता है। सर्वोत्तम निर्णय लागू करते समय, मूल्यांकन में शामिल कुछ सामानों के लिए कुछ मूल्य अपनाने के इस निर्णय के पीछे तर्क का खुलासा करना लेखा परीक्षक का कर्तव्य है। लेखापरीक्षित इकाई और उस विशेष वस्तु की लागत को अपनाने पर उनकी सहमति प्राप्त करनी चाहिए।

विचलन की मात्रा देखने के लिए लेखापरीक्षक को अंतिम बिल के साथ मात्रा दर मात्रा मूल्यांकन की जांच करनी चाहिए। कुछ राज्यों में कुछ सार्वजनिक कार्य कोड या यहां तक कि केंद्रीय लोक निर्माण लेखा कोड विचलन से निपटने के लिए सिद्धांतों को निर्दिष्ट करते हैं। यदि विचलन 10 प्रतिशत या अधिक है, तो बिल के अंतिम भुगतान से पहले कार्य का पुन: मूल्यांकन करने की आवश्यकता है, और यह कार्य के निष्पादन के दौरान होना चाहिए। यदि पुन: मूल्यांकन स्वीकृत नहीं हुआ तो ठेकेदार को अंतिम भुगतान नहीं किया जा सकेगा। लेखापरीक्षा में सभी विचलनों को इंगित किया जा सकता है।

इसी तरह, एक लेखापरीक्षक देख सकता है कि, कुछ मामलों में, मूल्यांकन में शामिल मात्रा और लागत अंतिम बिल के साथ पाई से पाई मेल खाता है। बेशक, ये धोखाधड़ी के मामले हैं, क्योंकि किसी भी समय निष्पादित सामान मेल नहीं खाएंगे। ऐसे मामलों में लेखापरीक्षा के लिए कुछ अलग तरीके अपनाने चाहिए। लेखापरीक्षा निर्णय लेने और निष्कर्ष निकालने के लिए निष्पादन की शुरुआत की तारीख और माप की तारीख की जांच कर सकती है। चेक माप के रजिस्टर को लेखापरीक्षा में सत्यापित किया जा सकता है, जिससे लेखापरीक्षक को पता चल सकता है कि काम को किसने मापा और किसने काम की जांच और माप की है। धोखाधड़ी निष्पादन के संबंध में लेखापरीक्षा के निष्कर्ष के लिए तारीखें कुछ परिणाम दे सकती हैं। यहां तक कि निष्पादित मात्रा के सामानों का मूल्यांकन के साथ मिलान किया जा सकता है कि क्या निष्पादन सही ढंग से किया गया है या नहीं और यहां तक कि एक लेखापरीक्षा भी अंतर जानने के लिए निष्पादन को सरकारी विनिर्देश के साथ जोड़ सकता है।

लेखापरीक्षा के लिए निविदा-सुझाव 

सुझाव 1

जहां तक निविदा दस्तावेजों की जांच का सवाल है, निविदाओं की जांच कैसे करें, इसके संबंध में लेखापरीक्षा के पास कुछ विशिष्ट दिशानिर्देश हैं। कई मामलों में निविदाएं ठेकेदारों के पारदर्शी चयन के लिए होती हैं। लेकिन अधिकांश बिंदुओं पर यह भटक जाता है। निविदाएं आम तौर पर एक सीलबंद लिफाफे में प्राप्त की जाती हैं और उन्हें स्थानीय समाचार पत्र में या राज्य के बाहर प्रकाशित कुछ पत्रों में विज्ञापन के माध्यम से सबसे खुले, पारदर्शी और सार्वजनिक तरीके से आमंत्रित किया जाना चाहिए। जिस मूल्य के लिए निविदा दी जानी है वह विभिन्न सरकारों द्वारा अपने लाभ के लिए तय की गई है और ज्यादातर यह 50,000 रुपये या उससे अधिक है। किसी तरह निविदा दस्तावेजों की जांच करने में लेखापरीक्षक को काफी दिक्कतों का सामना करना पड़ता है। कई बिंदुओं पर निविदा निश्चित करने के परिणामस्वरूप एक ही निविदाकर्ता को काम सौंपा जाता है, जिसे निविदा निश्चित करना भी कहा जाता है। इस लेखापरीक्षा के लिए सुझावों को चुनिंदा रूप से निम्नानुसार दर्शाया जा सकता है।

सुझाव 2

सबसे पहले, लेखापरीक्षा को उस आवश्यकता या मांग से शुरू करने की आवश्यकता है जिसके आधार पर सरकारी प्रशासन ने निविदा के आधार पर किए जाने वाले सिविल कार्य या खरीद को मंजूरी दी थी। यह मूल दस्तावेज है और इसे ध्यान में रखते हुए, लेखापरीक्षक को सरकार के निर्धारित कार्यक्रम के अनुसार मूल्यांकन में शामिल वस्तु और लागत की जांच करने के लिए एक मूल्यांकन मंगाना चाहिए। किसी भी निजी संस्था की निविदाओं की जाँच के लिए, लेखा परीक्षक इन औपचारिकताओं तक सीमित नहीं रह सकता है। लेखापरीक्षा में एक मुद्दा कड़ी जांच के लिए आता है। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि दो गाँव अलग-अलग स्थानों पर हैं और आसान परिवहन के लिए एक पुल की आवश्यकता है। दोनों गांवों में से, मान लीजिए कि एक गांव में 15 घर हैं, जिसमें एक मंत्री का घर भी शामिल है और दूसरे गांव में 50 घर हैं। इन दोनों में से प्रशासन को दूसरे के निर्माण प्रस्ताव को मंजूरी देनी चाहिए। हालाँकि, लेखापरीक्षक यह देख सकता है कि मंत्री के प्रभाव के कारण पहले को मंजूरी दी गई है। लेखापरीक्षक को जनता को होने वाले लागत लाभ की गणना करते हुए, ऐसे मामलों पर लगन और ईमानदारी से टिप्पणी करनी चाहिए।

इसके बाद लेखापरीक्षक निविदा की शर्तों की जांच करता है। यह सत्यापित किया जा सकता है कि ठेकेदार निविदा की शर्तों के अनुसार बयाना राशि जमा (ईएमडी) के साथ सभी विवरण/दस्तावेज प्रस्तुत करता है, जो आम तौर पर निविदा लागत का एक प्रतिशत होता है। यह एक सामान्य गलती है जो लेखापरीक्षक पैन की कॉपी के मामले में करता है। पैन में दर्शाया गया नाम ठेकेदार के नाम से मेल खाना चाहिए। लेकिन, कुछ मामलों में, ठेकेदार कुछ अन्य एजेंसियों का पैन प्रस्तुत करते है। ऐसे मामलों को निविदा चरण में खारिज कर दिया जा सकता है। ठेकेदार को लाइसेंस की एक कॉपी प्रस्तुत करनी चाहिए, और कभी-कभी लेखापरीक्षा में यह पकड़ा जा सकता है कि एक निश्चित ब्लैकलिस्टेड ठेकेदार भी निविदा में भाग लेता है। लेखा परीक्षक को निविदा की तारीख से कम से कम दो वर्षों में ब्लैकलिस्ट में डाले गए राज्य सरकार के सभी आदेशों की जांच करनी चाहिए। निविदा प्रक्रिया में भाग लेने वाले ब्लैकलिस्टेड ठेकेदार के किसी भी मामले को सावधानीपूर्वक अस्वीकार किया जा सकता है।

सुझाव 3

निविदा निश्चित करना उन अन्यायपूर्ण कार्यों में से एक है जिसके परिणामस्वरूप एक ही व्यक्ति द्वारा एक निविदा दाखिल किया जाता है। यह समझा जा सकता है कि एकल निविदा मामले डराने-धमकाने के प्रभाव उन्मुख (ओरिएंटेड) कार्य हैं। एक ठेकेदार काम पाने के लिए निविदा प्रक्रिया में भाग न लेने के लिए कतार में खड़े सभी लोगों को धमकाता है। विभिन्न राज्यों की सरकारों द्वारा इस संबंध में कुछ नियम बनाए गए हैं। कहीं-कहीं एकल निविदा को अस्वीकार कर पुनः निविदा डालने की नौबत आ जाती है और पुनः निविदा की स्थिति में वही ठेकेदार सामने आ जाता है; उस ठेकेदार को अनुमति न देने का कोई बहाना नहीं है। ठेकेदार के साथ बातचीत आम तौर पर तब दिखाई देने लगती है जब निविदा की लागत मूल्यांकनित लागत के 5% से अधिक होती है। हालाँकि, मूल्यांकन से अधिक प्रतिशत की परवाह किए बिना, पैसे बचाने के लिए इस दोहराई गई एकल बोली ठेकेदार को बातचीत के लिए संबोधित करने की आवश्यकता है, और यह संभव है कि एक ठेकेदार को चुना जाएगा। लेखापरीक्षक यह देखने के लिए जांच कर सकता है कि क्या ऐसे सभी मामले अर्थव्यवस्था और प्रभावी दृष्टिकोण के अनुरूप हैं कि एकल बोली के लिए ऐसे पुरस्कारों को निविदा जारी करने वाले कार्यकारी के अगले उच्च प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

सुझाव 4

जिस भूमि पर परियोजना या कार्य निष्पादित किया जाना है वह सार्वजनिक/निजी या निजी निष्पादन एजेंसी के स्वामित्व में होनी चाहिए। इसके पीछे तर्क यह है कि निष्पादन का आकलन अपनी जमीन पर ही करना होगा, नहीं तो पहले ही जमीन का अधिग्रहण कर लेना होगा। कई मामलों में देखा गया है कि जमीन अधिग्रहण किये बिना भी निष्पादन के लिए निविदा कर दिया जाता है और कई मामलों में निष्पादन को पूरा करने में कानूनी पेचीदगियां भी आती हैं। एक पुल के निर्माण के लिए, मान लीजिए, पहुंच मार्ग की आवश्यकता होती है, जिसके अभाव में पुल संचालित नहीं हो सकते हैं। पुल के निर्माण से पहले पहुंच मार्ग के लिए जमीन का अधिग्रहण किया जाना है। इस मूल्यवान आपत्ति के लिए पहुंच मार्ग के अभाव में पुल के निर्माण पर व्यय को लेखापरीक्षा में निष्फल बताया जा सकता है।

कोई भी निविदा, निविदा प्राप्ति की अंतिम तिथि से 90 दिनों तक वैध होती है। हालाँकि, निविदाकर्ता की सहमति से अवधि को पुनः मान्य किया जा सकता है। इन 90 दिनों का उपयोग कुछ विशिष्ट तरीके से निविदा के प्रसंस्करण (प्रोसेसिंग) और अंतिम पुरस्कार के लिए किया जा सकता है। कार्यकारी इंजीनियर को 20 दिन, अधीक्षण इंजीनियर को 15 दिन, मुख्य इंजीनियर को 20 दिन और सरकारी निविदाओं के सभी मामलों में चयन को अंतिम रूप देने के लिए 20 दिन निर्धारित किए गए हैं। ठेकेदार को कार्य आदेश जारी करने के लिए समझौते को अंतिम रूप देने के लिए कार्यकारी इंजीनियर द्वारा शेष 15 दिनों का उपयोग किया जा सकता है। कुछ मामलों में, लेखापरीक्षक यह देख सकता है कि निर्धारित 90 दिनों के भीतर निविदाओं को अंतिम रूप नहीं दिया गया है और यहां तक कि ठेकेदार द्वारा लागत वृद्धि का दावा भी किया जा सकता है। ऐसे मामलों पर लेखापरीक्षा में टिप्पणी की जा सकती है, जिसमें निविदा पुरस्कार को अंतिम रूप देने में देरी के कारण राजकोष (एक्सचेकर) पर होने वाली अतिरिक्त लागत भी शामिल है।

सबसे कम बोली लगाने वाले ठेकेदार के पक्ष में पुरस्कार का पता लगाने के लिए लेखापरीक्षा सभी मामलों में तुलनात्मक विवरणों की जांच कर सकता है। कुछ मामलों में, यह देखा जा सकता है कि L1 (सबसे निचला वाला) को कुछ रिकॉर्ड किए गए कारणों से कार्य आदेश जारी नहीं किया गया है। तथ्यात्मक स्थिति निर्धारित करने के लिए लेखापरीक्षा में L1 को अस्वीकार करने के कारण की समीक्षा की जा सकती है। निविदा की आवंटित लागत के एक प्रतिशत के बराबर सुरक्षा राशि की वसूली के बाद चयनित ठेकेदार को एक पुरस्कार जारी किया जाना आवश्यक है।

सुझाव 5

लेखापरीक्षक ठेकेदार के साथ किए गए समझौते के दंडात्मक प्रावधानों पर नजर रख सकता है। यदि ठेकेदार तय समयसीमा के अनुसार काम पूरा नहीं करता है, तो ठेकेदार पर जुर्माना लगाया जा सकता है, जो काम के मूल्य का अधिकतम 10 प्रतिशत होगा। इस प्रावधान को फिर से विभिन्न कानूनी प्रावधानों के तहत विवेकाधीन के रूप में वर्णित किया गया है, लेकिन किसी भी मामले में, यदि जुर्माना दिया जाता है, तो यह सहमत प्रतिशत से मेल खाना चाहिए। लेखापरीक्षा में पाया जा सकता है कि, कुछ मामलों में, ठेकेदार पर अनियमित रूप से सांकेतिक (टोकन) जुर्माना लगाया जाता है। इन मामलों को रिपोर्ट में उपयुक्त रूप से इंगित किया जा सकता है। एक ठेकेदार द्वारा काम छोड़ने पर, पुन: निविदा के कारण होने वाली किसी भी अतिरिक्त लागत को लेखापरीक्षा में निपटाया जाना चाहिए, यह सत्यापित करते हुए कि काम की शेष अतिरिक्त लागत का 20 प्रतिशत पहले ठेकेदार से दंड के रूप में वसूल किया जा सकता है। मान लीजिए कि कार्य की आवंटित लागत 1 लाख रुपये है और निष्पादित लागत 60,000/ है जिसके बाद ठेकेदार ने काम छोड़ दिया। कार्य की शेष लागत, मान लीजिए 80,000/- रुपये के लिए पुनः निविदा की गई। काम की कुल लागत अब 1.4 लाख रुपये है। तब अतिरिक्त लागत 0.4 लाख रुपये है, और इसलिए 0.20 लाख रुपये का 20 प्रतिशत, यानी चार हजार, पहले ठेकेदार पर दंड के रूप में लगाया जा सकता है।

निविदाओं की लेखापरीक्षा करते समय, लेखापरीक्षक को सभी अंतिम निविदा फाइलों को 100 प्रतिशत जांचने के लिए बुलाना चाहिए। लेखापरीक्षा को निष्पादन के उन मामलों की जांच करने से नहीं चूकना चाहिए जहां निविदाएं नहीं की गई हैं क्योंकि कार्य का मूल्य 50,000/- रुपये से कम है। ये मामले अवैध रूप से लेकिन कानूनी तरीके से संस्था के धन को हड़पने का मुद्दा हैं। सुरक्षा जमा का रजिस्टर और ईएमडी का रजिस्टर, असफल बोलीदाताओं को सभी रिफंड के साथ, लेखापरीक्षा में जांचा जा सकता है। किसी भी स्थिति में सभी बोलीदाताओं की ईएमडी को प्राप्ति की तारीख पर रोकड़ बही (कैश बुक) में दर्ज नहीं किया जाना चाहिए। ठेकेदार को काम अंततः सौंपे जाने के बाद सुरक्षा जमा राशि के साथ चयनित बोली लगाने वाले की ईएमडी को ध्यान में रखा जा सकता है।

निष्कर्ष

यदि लेखापरीक्षा लागत मूल्यांकन और निविदा पत्रों की वैधता को प्रमाणित नहीं करती है तो सिविल कार्यों की लेखापरीक्षा आंशिक होती है। इसलिए, ऐसी किसी भी लेखापरीक्षा कार्यभार (असाइनमेंट) में निष्कर्ष निकालने के लिए, लेखापरीक्षक को निविदा के सभी शीर्षकों और निविदा के लिए मूल्यांकन लगाने के विवरण की जांच करनी चाहिए। “मूल्यांकन जितना अधिक बढ़ाया जाएगा, ठेकेदार को अनुचित लाभ प्राप्त करने का आश्वासन उतना ही अधिक होगा।” लेखापरीक्षा की पूरी अवधि के दौरान इसे ध्यान में रखा जा सकता है।

संदर्भ

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