यह लेख विवेकानंद इंस्टीट्यूट ऑफ प्रोफेशनल स्टडीज की Ms. Somya Jain द्वारा लिखा गया है। यह लेख एक अकाउंटेंट और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर और इसके अंतर्निहित (अंडरलाइंग) फायदे और नुकसान दोनों को नियंत्रित करने वाली भूमिका और प्रासंगिक (रिलेवेंट) कानूनों को पहचानता है। यह उस विकल्प (ऑप्शन) की भी गणना करता है जिसे शामिल करने के लिए अधिक व्यवहार्य (वाएबल) है। इस लेख का अनुवाद Revati Magaonkar द्वारा किया गया है।

परिचय (इंट्रोडक्शन)

जहाँ तक व्यवसायों का संबंध है, अकाउंटेंट एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह सभी फंडों और खर्चों पर नजर रखकर कंपनी के प्रबंधन (मैनेजमेंट) को बढ़ाता है। बढ़ते व्यवसायों के साथ, फर्मों के खातों के प्रबंधन की आवश्यकता बढ़ जाती है। उद्यमियों (एंटरप्रेन्योर्स) के लिए एक धाराप्रवाह (फ्लुएंट) अकाउंटिंग प्रणाली बनाकर अपनी फर्मों के लिए एक जगह स्थापित करना आवश्यक हो जाता है। 

अकाउंटिंग का कार्य या तो अकाउंटेंट द्वारा या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर द्वारा किया जा सकता है। लेकिन सवाल यह उठता है कि क्या एक अकाउंटेंट, जिसके पास इस क्षेत्र में प्रासंगिक विशेषज्ञता (एक्सपर्टाइज) और व्यावहारिक अनुभव है, एक अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की जगह ले सकता है, जो व्यावहारिक रूप से व्यवसाय का सही दृष्टिकोण और इसके विपरीत देता है? यह कहने के बाद, किसी को व्यवसाय की जरूरतों के अनुसार अकाउंटेंट और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर दोनों के पेशेवरों (प्रोफेशनल्स) और विपक्षों पर विचार करना चाहिए और तय करना चाहिए कि किसे चुनना है। 

एक अकाउंटेंट की भूमिका

कॉर्पोरेट जगत के क्षेत्र में बढ़ती जटिलताओं के साथ, एक अकाउंटेंट को काम पर रखने की आवश्यकता को कम नहीं किया जा सकता है। यद्यपि छोटे-छोटे दिन-प्रतिदिन के कार्य उद्यमियों द्वारा स्वयं किए जा सकते हैं, अकाउंटिंग प्रणाली (सिस्टम) में अंतर्निहित पेचीदगियों (इंट्रिकासिज) को कभी-कभी पेशेवर (प्रोफेशनल) सहायता की आवश्यकता होती है। अकाउंटेंट जो यौगिक (कंपाउंड) कार्यों को करने में कुशल (स्किल्ड) हैं, वे मामलों को अपनी विशेषज्ञता, विश्लेषणात्मक (एनालिटिकल) कार्यों में कुछ निपुणता (फाईननेस) और सलाहकार (एडवाइजरी) प्रदान कर सकते हैं जिन्हें अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर द्वारा प्रभावित नहीं किया जा सकता है। उनका प्रदर्शन किसी के व्यवसाय को बेहतर वित्तीय (फाइनेंशियल) विकास हासिल करने में मदद कर सकता है।

एक अकाउंटेंट के कार्यों को नियंत्रित करने वाले कानून

अकाउंटेंट के कार्य चार्टर्ड अकाउंटेंट्स अधिनियम, 1949 (इसके बाद सीए अधिनियम) के अनुसार धारा 2(1)(h) द्वारा शासित (गवर्न) होते हैं। सीए अधिनियम की, एक पंजीकृत अकाउंटेंट एक अकाउंटेंट है जो केंद्र सरकार रजिस्टर के खातों तहत पंजीकृत किया गया है। अधिनियम की धारा 2(2) प्रदान किए गए पारिश्रमिक (रेमुनेरेशन) पर विचार करते हुए एक अकाउंटेंट के कार्यों की गणना करती है। य़े हैं:

1. वह अकाउंटेंसी से संबंधित लेनदेन (ट्रांजैक्शन) का अभ्यास कर सकता है,
2. अकाउंटेंट अकाउंटिंग परीक्षा, वित्तीय लेनदेन का सत्यापन (वेरिफिकेशन), पुस्तकों, खातों या अभिलेखों (रेकॉर्ड्स), वित्तीय खातों और संबंधित विवरणों (स्टेटमेंट्स) की तैयारी कर सकता है। वह बड़े पैमाने पर जनता के लिए एक अकाउंटेंट के रूप में अपना प्रतिनिधित्व भी कर सकता है।
3. वह अकाउंटिंग प्रक्रियाओं में कंपनियों को पेशेवर सहायता प्रदान टैक्स सकता है और वित्तीय डेटा और अंतर्निहित तथ्य प्रस्तुत कर सकता है।
4. इसके अलावा, चार्टर्ड अकाउंटेंट्स संस्थान द्वारा अनुमोदित (एप्रोव्ड) कार्यों को भी निष्पादित (परफॉर्म) किया जा सकता है। 

सीए अधिनियम की धारा 2(2)(iv) को आगे बढ़ाते हुए, परिषद (काउंसिल) द्वारा एक प्रस्ताव (रिजॉल्यूशन) पारित किया गया जिसने अकाउंटेंट द्वारा प्रेक्टिस के दायरे का विस्तार किया गया। वे अब “प्रबंधन परामर्श और अन्य सेवाओं” की पूरी श्रृंखला प्रदान कर सकते हैं। प्रस्ताव के खंड (क्लॉज) 3 में कहा गया है कि व्यवहार में अकाउंटेंट एक सलाहकार, ट्रस्टी, निष्पादक (एक्जीक्यूटर), प्रशासक (एडमिनिस्ट्रेटर), परिसमापक (लिक्विडेटर) आदि के रूप में कार्य कर सकता है। यह फर्म को प्रतिभूतियों (सिक्योरिटीज) के मुद्दे से संबंधित मामलों पर सलाह भी दे सकता है और संबंधित सभी दस्तावेजों को संभाल सकता है। जैसे प्रॉस्पेक्टस का मसौदा (ड्राफ्ट) तैयार करना, सेबी के साथ दस्तावेज दाखिल करना, पब्लिसिटी बजट तैयार करना, दलालों के चयन के संबंध में सलाह आदि।

एक अकाउंटेंट के लाभ

एक अकाउंटेंट की ओर से किए गए प्रयासों को ध्यान में रखते हुए, व्यवसायों द्वारा लंबे समय में लाभ अर्जित (ऑक्यूर्ड) किया जाता है। व्यवसाय में एक अकाउंटेंट द्वारा जोड़े गए मूल्य से इनकार नहीं किया जा सकता है। आम बोलचाल में, अकाउंटेंट द्वारा किए गए कार्य उद्योग (इंडस्ट्री) में उद्यम (एंटरप्राइज) की एक अनूठी (यूनिक) स्थिति बनाते हैं, और इसे अपने प्रतिस्पर्धियों की तुलना में एक कुरसी पर रखते हैं। इस पृष्ठभूमि (बैकग्राउंड) को ध्यान में रखते हुए, एक अकाउंटेंट को काम पर रखने के कुछ फायदे नीचे बताए गए हैं। य़े हैं:

1. अनुकूलित वित्तीय योजना (कस्टमाइज्ड फाइनेंशियल प्लानिंग)

अकाउंटेंट कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार एक अनुकूलित वित्तीय योजना (कस्टमाइज्ड फाइनेंशियल प्लान) बना सकता है। यह एक बजट से परे है और इसमें निवेश (इन्वेस्ट) सलाह, पोर्टफोलियो विविधीटैक्सण (डायवर्सिफिकेशन) और सामान्य व्यावसायिक मार्गदर्शन शामिल हो सकते हैं। एक उद्यम के वित्तीय लक्ष्यों को ध्यान में रखते हुए, अकाउंटेंट एक ऐसी योजना बनाता है जो फर्म के पूरे धन को विभिन्न विभागों के बीच आनुपातिक (प्रोपॉर्शनेट) रूप से आवंटित (अलॉट) करेगा और खर्चों को और कम करने की हर संभावना के साथ जांच करेगा। अकाउंटेंट, जहाँ तक संभव हो, भविष्य के लक्ष्यों के आधार पर एक कम लागत (कॉस्ट) वाली परियोजना (प्रोजेक्ट) की स्थापना करता है और उद्यमियों (एंटरप्रेन्योर्स) को इसे प्राप्त करने में मदद करता है। यह कॉर्पोरेट इकाई (एंटिटी) को अपनी प्रतिस्पर्धी फर्मों की तुलना में बेहतर परिणाम प्राप्त करने में सक्षम बनाता है। 

2. संभावित टैक्स कटौती (पॉसिबल टैक्स डीडक्शन)

टैक्स रिटर्न दाखिल करना और संभावित कानूनी टैक्स कटौती का पता लगाना एक एकाउंटेंट द्वारा व्यापक रूप से घटाया जा सकता है। भले ही यह कार्य उद्यमियों द्वारा स्वयं किया जा सकता है, यह समय लेने वाला है और आवश्यक उद्यमशीलता (एंटरप्रिन्योरशिप) गतिविधियों से ध्यान हटा देता है। इसके अलावा, उद्यमियों के पास टैक्स अनुभव की कमी होती है जो उन्हें बड़े पैमाने पर लागत में समाप्त होता है। इस तरह के खर्चों को कम टैक्स के लिए, एक अकाउंटेंट को हायर करना व्यवहार्य (वाएबल) है जो फर्म को बढ़त भी प्रदान करेगा। 

3. जटिल (कॉम्प्लेक्स) अकाउंटिंग मुद्दे

अकाउंटेंट जटिल अकाउंटिंग मुद्दों को कुछ कुशलता के साथ हल करता है जो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर द्वारा नहीं किया जा सकता है। जब वित्त में जटिलताएं सामने आती हैं, तो यह एक अकाउंटेंट की विशेषज्ञता और अनुभव है जो मामले को अत्यधिक दक्षता (अटमोस्ट प्रोफिशिएंसी) के साथ हल करने में प्रमुख भूमिका निभाता है। ऐसी समस्याओं को संभालना ऐसे अकाउंटेंट्स के कार्य प्रोफ़ाइल का अभिन्न अंग है जिन्हें दैनिक रूप से संभाला जाता है। 

4. पर्सनल टच

एक अकाउंटेंट को काम पर रखने से फर्म को एक व्यक्तिगत सलाहकार का उन्नत (एडवांस्ड) लाभ मिलता है। एक अकाउंटेंट द्वारा निभाई गई भूमिका को व्यक्तिगत वित्तीय सलाह प्रदान करने के लिए बढ़ाया जा सकता है जो व्यवसाय के लिए उपयोगी होगा। फर्म की स्थिति और अंतर्निहित (अंडरलाइंग) जोखिमों और आकस्मिकताओं (कंटिजेंसिज) से अच्छी तरह अवगत होने के कारण, अकाउंटेंट एक वित्तीय मानचित्र (मैप) बनाकर मालिकों को सही सलाह दे सकता है जो उसी के लिए प्रासंगिक समाधान (रिलेवेंट सॉल्यूशंस) प्रदान कर सकता है। कोई भी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर ऐसी आकस्मिकताओं के लिए समाधान प्रदान नहीं कर सकता है। 

एक अकाउंटेंट के नुकसान 

जहां एक ओर अकाउंटेंट फर्म को व्यापक (एक्स्टेंसिव) लाभ देते हैं, वहीं दूसरी ओर, इसके नकारात्मक पहलू को भी नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है। एक अकाउंटेंट द्वारा प्रदान की जाने वाली पेशेवर सहायता व्यवसाय के लिए निर्विवाद (अनडीनाइंगली) रूप से लाभप्रद है, लेकिन क्या वित्तीय संकट या उस मामले के लिए फर्म में कम बजट प्रचलित (प्रीवलेंट) होने पर अकाउंटेंट को हायर करना व्यवहार्य है? अकाउंटेंट की विशेषज्ञता हर समय आवश्यक नहीं हो सकती है जो अंत में मालिकों को उनकी अपेक्षाओं से अधिक खर्च कर सकती है। अकाउंटेंट को काम पर रखने के कुछ नुकसान हैं:

1. महंगी सेवाएं

सबसे पहले, अकाउंटेंट द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाएं फर्म के लिए बहुत महंगी हो सकती हैं। एक साधारण टैक्स फाइलिंग के लिए, वे आम तौर पर बाजार में देखी जाने वाली राशि से दोगुना शुल्क ले सकते हैं। इसके अलावा, अतिरिक्त सलाहकार मामलों के लिए, वे छोटे व्यवसायों के लिए एक पेशेवर अकाउंटेंट को हाए करने के लिए अत्यधिक शुल्क लेते हैं। 

दूसरे, कई बार, फर्म को अकाउंटेंट की निपुणता (डीक्सटरिटी) की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि ज्यादातर कार्य प्रकृति में दोहराए जाते हैं जैसे प्रतिपूर्ति (रिपिटेटिव), चालान प्रसंस्टैक्सण (प्रोसेसिंग इनवॉइस) और बैंक विवरण का ट्रैक रखना। इस संबंध में अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं की तुलना में यह उनकी सेवाओं को महंगा बनाता है। इस प्रकार एक फर्म के लिए अपने फंड को बेहतर संसाधन में लागू करना संभव है।

2. समय लेने वाली (टाइम कंज्यूमिंग)

एक अकाउंटेंट द्वारा किए गए कार्यों में आम तौर पर अनुसंधान (रिसर्च) और कागजी कार्रवाई (पेपरवर्क) के लिए बहोत दिनों का समय लगता है जो न केवल समय लेने वाला होता है बल्कि मालिक की लागत को भी बढ़ाता है। जबकि दूसरी ओर कुशल अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ पूरे कार्य को समय पर पूरा किया जा सकता है। 

3. अपेक्षित कौशल (स्किल्स) में कमी

कंपनियां, विशेष रूप से छोटी फर्म्स, पूरी पृष्ठभूमि की जांच किए बिना अकाउंटेंट को नियुक्त करती हैं। इस चीज़ का बाद में उद्यमियों को भुगतना करना पड़ता है जब इन अकाउंटेंट में विशेषज्ञता और आवश्यक कौशल की कमी होती है जो महत्त्वपूर्ण कार्यों को करने के लिए आवश्यक होती हैं। एक अकाउंटेंट की वैधता सुनिश्चित करने के लिए एक पूर्व संदर्भ जांच (प्रायर रेफरेंस चेक) एक उपयोगी तरीका हो सकता है। 

एक अकाउंटेंट होने के लिए खुद को गलत तरीके से प्रस्तुत करना कंपनियों के सामने एक और समस्या है। एक फर्म के भीतर नौकरी सुरक्षित करने के लिए, लोग खुद को अकाउंटेंट के रूप में प्रस्तुत करते हैं, भले ही वे नहीं हैं। सीए अधिनियम की धारा 24, उस व्यक्ति को दंडित करती है जो खुद को अकाउंटेंट होने के लिए गलत तरीके से प्रस्तुत करता है। इस धारा के तहत, कोई भी व्यक्ति जो संस्थान का सदस्य नहीं होने के कारण खुद को एक अकाउंटेंट होने का प्रतिनिधित्व (रिप्रेजेंट) करता है, उसे 1,000/- रुपये के जुर्माने से दंडित किया जाएगा। यदि उसी प्रकार के अपराध के लिए एक और दोष सिद्ध होता है, तो व्यक्ति को कारावास की सजा दी जाएगी जो 6 महीने तक बढ़ायी जा सकती है या 5,000/- रुपये का जुर्माना या दोनों के साथ दोषी ठहराया जाएगा। इस प्रकार, कंपनियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे जिन अकाउंटेंट को हायर कर रहें हैं वे पंजीकृत अकाउंटेंट हैं जो अपने कार्यों को संभालने के लिए योग्य हैं। 

एक अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की भूमिका

प्रौद्योगिकी (टेक्नोलॉजी) के उपयोग के माध्यम से मैन्युअली काम करने के लिए एक आदर्श बदलाव आया है। वर्तमान परिदृश्य (सिनेरियो) को देखते हुए, प्रौद्योगिकी ने हमारे जीवन पर बहुत प्रभाव डाला है। इस तथ्य से इनकार नहीं किया जा सकता है कि समय के साथ हर कार्य को सुविधाजनक और समयबद्ध तरीके से ऑनलाइन संसाधनों (रिसोर्सेज) का उपयोग करके किया जा सकता है। बस एक क्लिक के साथ सब कुछ आपकी उंगलियों पर लाया जा सकता है। तकनीकी उद्योग में उछाल (बूम) के साथ, अन्य उद्योगों जैसे व्यवसाय, कपड़ा, बैंकिंग, सॉफ्टवेयर, आदि ने अपने-अपने क्षेत्रों में प्रौद्योगिकी के विभिन्न कार्यों की खोज शुरू कर दी है। प्रौद्योगिकी का उपयोग करके उत्कृष्ट परिणामों का अनुभव करते हुए, इन उद्योगों ने अपने दैनिक जीवन में इसके अनुप्रयोग का विकल्प चुना है। 

व्यापार उद्योग को भी अपने विशेषज्ञ क्षेत्रों में प्रौद्योगिकी का उपयोग करने के लाभों का सामना करना पड़ा है। इसी तरह, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर ने उद्यमियों को बड़े पैमाने पर लाभान्वित (बेनिफिट) किया है। इसने उनके लिए एक निश्चित स्तर के कौशल और आराम के साथ अपने व्यवसाय और वित्त का प्रबंधन करना आसान बना दिया है। अधिकांश उद्योग-अग्रणी (इंडस्ट्री लीडिंग) उपकरणों (टूल्स) में सभी आकारों के व्यवसायों के लिए सस्ती योजनाएँ होती हैं और वे बहीखाता पद्धति, अकाउंटिंग और यहाँ तक कि टैक्स-संबंधी कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला को संभाल सकते हैं। इस तरह, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर आपके व्यवसाय के वित्त के प्रबंधन के लिए बजट के अनुकूल (फ्रेंडली), समय बचाने वाले उपकरण के रूप में मूल्यवान है। कुछ प्रसिद्ध अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर क्विकबुक प्लस, मेरु अकाउंटिंग,  सेज सॉफ्टवेयर, वर्किंग पॉइंट, वेव अकाउंटिंग आदि हैं।

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के कामकाज को नियंत्रित करने वाले कानून

24 मार्च 2021 को कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय (मिनिस्ट्री ऑफ कॉर्पोरेट अफेयर्स) (एमसीए) ने कंपनी अधिनियम, 2013 के तहत कंपनी (अकाउंट्स) नियम, 2014 और कंपनी (अकाउंटिंग परीक्षा और अकाउंटिंग परीक्षक (ऑडिट एंड ऑडिटर्स रूल्स)) नियम, 2014 के प्रावधानों में कुछ संशोधनों को अधिसूचित (नोटिफाई) किया। कंपनी (अकाउंटिंग) संशोधन नियम, 2021 के नियम 3(1) के प्रावधान के अनुसार, प्रत्येक कंपनी जो बहीखातों और खातों की पुस्तकों को बनाए रखने के लिए अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करती है, उसे केवल उन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना होता है जो प्रत्येक लेनदेन के ऑडिट ट्रेल को रिकॉर्ड करने की सुविधा से समृद्ध होते हैं। कंपनियों को संबंधित अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में संपादन (एडिट) लॉग रखना चाहिए ताकि पुस्तकों में किए गए प्रत्येक परिवर्तन (चेंज) को इस तरह के परिवर्तन की तारीख के साथ दर्ज किया जा सके। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर को इस तरह से पुन: कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए जिससे कि ऑडिट ट्रेल्स को अक्षम नहीं किया जा सकता है। 

इसके बाद, 1 अप्रैल 2021 को कंपनी (ऑडिट और ऑडिटर) संशोधन नियम, 2021 को कंपनी (ऑडिट और ऑडिटर) नियम 2014 में संशोधन करने के लिए स्थापित किया गया था। इसके अनुसार, यह जांचने के लिए कि क्या कंपनी अपने ऑडिट ट्रेल को बनाए रख रही है और इसके अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के लिए लॉग संपादित कर रही है, एक ऑडिटर नियुक्त किया जाएगा।

एक अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के लाभ 

विकासशील तकनीक के साथ, व्यवसाय में उत्पन्न होने वाली जटिलताओं को आसानी से हल किया जा सकता है ताकि फर्म के बारे में एक संपूर्ण दृष्टिकोण प्रदान किया जा सके। यह एक संपूर्ण उपकरण है जो किसी उद्यम के कार्यों को बढ़ाता करता है। यह सभी कार्यों को पूर्णता के साथ पूरा करने के लिए पर्याप्त कुशल हो सकता है। एक अकाउंटेंट की मैनुअल सेवाओं की तुलना में, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर तेज, लागत प्रभावी और संभालने में आसान हो सकता है। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर द्वारा प्रदान की जाने वाली उपयोगिता (यूटिलिटी) को ध्यान में रखते हुए, कुछ लाभों को नीचे सूचीबद्ध किया गया है। यह हैं:

1. लागत प्रभावी (कॉस्ट इफेक्टिव)

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर इंस्टॉल करने में मालिक को ज्यादा खर्च नहीं आता है। आम तौर पर, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की लागत एक अकाउंटेंट की औसत (एवरेज) लागत से कम होती है। छोटे बजट वाले व्यवसाय आसानी से बेहतर गुणवत्ता वाले अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का खर्च उठा सकते हैं, जो एक अकाउंटेंट के उत्पादन के ऊपर एक कटौती का परिणाम दे सकता है। इसके अलावा, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर उद्यमों के लिए एक अनुमानित (प्रेडिक्टेबल) और निरंतर (परसिस्टेंट) लागत प्रदान करता है जबकि एक अकाउंटेंट अपनी सेवाओं के लिए परिवर्तनीय शुल्क ले सकता है। 

2. स्वचालन (ऑटोमेशन)

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर एक अकाउंटेंट द्वारा किए गए थकाऊ मैनुअल कार्यों को समाप्त करके व्यवसाय करने में आसानी प्रदान करता है। ये सॉफ्टवेयर प्रोग्राम फर्म के सभी वित्तीय डेटा को स्वचालित (ऑटोमैटिक) रूप से सिंक कर सकते हैं और मालिक की जरूरतों के अनुसार उन्हें वर्गीकृत कर सकते हैं। कुछ ही समय में सभी आवश्यक डेटा और सेवाओं को एक सुव्यवस्थित तरीके से उसके सामने पेश किया जाता है जो उसे एक सूचित (इन्फॉर्मड) निर्णय लेने में मदद कर सकता है। इसके अतिरिक्त, यह समय पर रिपोर्टिंग और कुशल विश्लेषण उपाय भी प्रदान करता है। 

3. संगतता (कंपैटिबिलिटी)

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर संगत (कंपेटिबल) है जिसका अर्थ है कि डेटा को आसानी से साझा (शेयर) किया जा सकता है और अन्य सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत (इंटीग्रेट) किया जा सकता है। यह विशेष रूप से विलय (मर्जर) के समय में देखा जा सकता है। जब दो फर्मों के संपूर्ण डेटा को एकीकृत करने की आवश्यकता उत्पन्न होती है, तो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर इस लक्ष्य को कम समय के भीतर सबसे कुशल और संरचित (स्ट्रक्चर्ड) तरीके से प्राप्त कर सकता है। यह किसी भी अतिरिक्त लागत में भी कटौती करता है जो एक अकाउंटेंट द्वारा किए जाने पर हो सकती है। 

4. उन्नत सुविधाएँ (एडवांस्ड फीचर्स)

विभिन्न अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में उन्नत विशेषताएं शामिल हैं जो वित्तीय नियोजन के कार्य को और आगे बढ़ाती हैं। ऐसी ही एक विशेषता ओसीआर फ़ंक्शन है। यह फ़ंक्शन कंप्यूटर या स्मार्टफोन के “टेक्स्ट” पढ़ने और इन दस्तावेजों को डिजिटलाइज़ करने का अधिकार देता है, जिससे लेनदेन की रिकॉर्डिंग तेज और अधिक कुशल हो जाती है। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चालान (इनवॉइस) के लिए विभिन्न टेम्पलेट भी प्रदान करता है जिसे फर्म की आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित भी किया जा सकता है। 

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के नुकसान

हालांकि, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की ताकत और खूबियां दूरगामी (फार रीचिंग) हैं, लेकिन यह एक अल्पविकसित (रूडीमेंट्री) अवस्था में है, इससे इनकार नहीं किया जा सकता है। प्रौद्योगिकी एक विकासशील अवधारणा (कॉन्सेप्ट) है और कई क्षेत्रों और कार्यात्मकताओं (फंक्शनालिटी) में अभी तक इसका पता नहीं चला है। इसके अलावा, जटिल कार्यों पर लागू होने पर इसमें कुछ सूक्ष्मता का अभाव होता है। एक अकाउंटेंट के प्रदर्शन की तुलना में, अकाउंटिंगंकन सॉफ्टवेयर वांछित तरीके से फल नहीं दे सकता है। व्यावसायिक क्षेत्र में भी इसका उपयोग करने के कुछ नुकसान हैं। यह हैं:

1. कपटपूर्ण लेनदेन (फ्रॉडूलेंट ट्रांजैक्शन)

हाल के दिनों में, प्रौद्योगिकी ने हैकर्स द्वारा ऑनलाइन की जा रही धोखाधड़ी गतिविधियों के लिए द्वार खोल दिए हैं। ऑनलाइन माध्यम से लेन-देन करना जैसे डेटा साझा करना, भुगतान करना, बैंक विवरण को एकीकृत करना और अन्य वित्तीय कार्यों को ऑनलाइन संग्रहीत किया जाता है जिसका दुरुपयोग होने की अधिक संभावना होती है। इससे बचने के लिए, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की स्थापना के साथ अतिरिक्त सुरक्षा की अतिरिक्त परतों (एक्स्ट्रा लेयर्स) को शामिल करना होगा। किसी भी तरह से यह लागत कम नहीं होती है, बल्कि मालिक एक अकाउंटेंट को नियुक्त करने की औसत लागत से अधिक खर्च करते हैं।

(भारतीय) सूचना प्रौद्योगिकी अधिनियम, 2000 (इंफॉर्मेशन टेक्नोलॉजी एक्ट) की धारा 43A के अनुसार, कोई भी कॉर्पोरेट निकाय (बॉडी), जो संवेदनशील (सेंसिटिव) व्यक्तिगत डेटा या जानकारी को संभालने से संबंधित है, यदि उचित सुरक्षा प्रथाओं को बनाए रखने और लागू करने में विफल रहता है तो परिणामस्वरूप इससे दूसरे को नुकसान होता है, तो ऐसा कॉर्पोरेट निकाय इससे पीड़ित व्यक्ति को मुआवजा (कंपनसेशन) देने के लिए उत्तरदायी होगा। इसके अलावा, सूचना प्रौद्योगिकी (उचित सुरक्षा प्रथाओं और प्रक्रियाओं और संवेदनशील व्यक्तिगत डेटा या सूचना) नियम, 2011 एक कॉर्पोरेट निकाय या किसी कॉर्पोरेट निकाय की ओर से किसी भी व्यक्ति के लिए प्रक्रियाओं और प्रथाओं (प्रैक्टिसेज) को स्थापित करता है, जो संग्रह (कलेक्टिंग), भंडारण (स्टोरिंग), संवेदनशील जानकारी प्राप्त करने (पजेसिंग) या ग्राहकों की व्यक्तिगत जानकारी रखने से संबंधित है।  

2. अपर्याप्त प्रशिक्षण (इनएडिक्वेट ट्रेनिंग) और अनुभव

सॉफ़्टवेयर सिस्टम का उपयोग करने के लिए किसी भी कार्य को करने से पहले कुछ कौशल को समझने की आवश्यकता होती है। इन सॉफ्टवेयर में निरंतर उन्नयन (कॉन्स्टेंट अपग्रेडेशन) के कारण मालिक के लिए खुद को प्रशिक्षित करना और इस पर व्यावहारिक अनुभव प्राप्त करना आवश्यक हो जाता है। कई बार इस संबंध में विशेष प्रशिक्षण देना पड़ता है, जिसे कोई पेशेवर मदद के बिना नहीं सीख सकता। यह पहले से मौजूद लागत को और बढ़ा सकता है जिससे उद्यमियों, विशेष रूप से छोटे उद्यमों के लिए यह महंगा हो जाएगा। 

निष्कर्ष (कंक्लूज़न)

अकाउंटेंट और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर दोनों के फायदे और नुकसान को देखते हुए, किसी भी सार्वभौमिक (यूनिवर्सल) रूप से स्वीकृत उत्तर की गणना नहीं की जा सकती है। उनमें से प्रत्येक फर्म, अभिनव (इनोवेटिव) और समय बचाने वाले समाधानों को अद्वितीय लाभ प्रदान करता है जिसके परिणामस्वरूप अंततः मालिकों को संतुष्टिदायक (ग्रेटिफाइंग) परिणाम मिलते हैं। व्यवसायों को अपनी वित्तीय आवश्यकताओं के अनुसार प्रत्येक योजना का मूल्यांकन करना चाहिए और सबसे व्यवहार्य विकल्प का चयन करना चाहिए। कहा जा रहा है कि, दोनों का एकिकरण व्यवसाय की क्षमता को बढ़ा कर सकता है। उन्नत सुविधाओं और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में आसानी के साथ समेकित (कंसोलिडेटेड) अकाउंटेंट की विशेषज्ञता व्यवसाय को नई ऊंचाइयां प्रदान कर सकती है। एक के फायदे दूसरे के नुकसान को दूर कर सकते हैं। अपनाई गई रणनीति के बावजूद, दोनों विधियाँ (मेथड्स) एक सुसंगत प्रणाली (कोहेरेंट सिस्टम) बनाती हैं जो फर्म का संपूर्ण अवलोकन (ओवरव्यू) प्रदान करती हैं। 

संदर्भ (रेफरेंसेस)

• Accountants vs. Accounting Software: How to Maximize Value from Both – Small Business BC

• Accountants vs. Accounting Software: Choosing The Best Fit For Your Business – Tweak Your Biz

• When to Hire an Accountant vs. When to Use Accounting Software (rocketlawyer.com)

• Accounting Software vs Accountant: What’s best for your business? (zaperp.com)

• Accounting software without an accountant? | Debitoor invoicing

• Should You Hire an Accountant or Use Accounting Software? • Revuezzle

• Mandatory to use accounting software with audit trail: MCA (cleartax.in)